Wie vermeide ich Scheinselbständigkeit bei externen SAP-Experten?

Entscheidend ist die gelebte Praxis, nicht der Vertragstext: mehrere Auftraggeber, eigenes Unternehmen und Betriebsmittel, eigene Kalkulation und Rechnung mit USt-ID, unternehmerisches Risiko, keine Weisungsbindung und keine Eingliederung in Ihre Organisation wie ein Angestellter. Bei Werk- und Dienstleistung liegt die fachliche Steuerung beim Dienstleister.

Wer haftet bei einem falsch aufgesetzten Einsatz?

Bei Verstößen drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, rückwirkend), Säumniszuschläge und Bußgelder, in schweren Fällen die persönliche Haftung der Geschäftsführung. Das Risiko liegt beim auftraggebenden Unternehmen.

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SAP-Externe rechtssicher einsetzen

Q: Was ist der Unterschied zwischen Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag und Arbeitskräfteüberlassung?

Beim Werkvertrag kaufen Sie ein definiertes Ergebnis mit Abnahme und Gewährleistung, der Dienstleister steuert die Umsetzung. Beim Dienstleistungsvertrag kaufen Sie eine laufende Leistung ohne garantiertes Einzelergebnis, ebenfalls vom Dienstleister gesteuert. Bei der Arbeitskräfteüberlassung steuern Sie die Person selbst – das erfordert eine Überlassungs-Bewilligung des Verleihers, sonst ist der Vertrag nichtig.

Externe SAP-Experten sind oft der einzige Weg, ein Projekt rechtzeitig zu liefern. Genau hier passieren aber die teuren Fehler: Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, Bußgelder, persönliche Geschäftsführer-Haftung. Diese Checkliste zeigt die sieben Punkte, die Sie vor jedem externen SAP-Einsatz prüfen sollten – für Österreich und Deutschland.

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Die Grundentscheidung

Drei Wege, einen Externen einzusetzen

Die Wahl der Vertragsart entscheidet über Steuerung, Risiko und Haftung. Der Vertragstext allein schützt nicht – entscheidend ist die gelebte Praxis.

Vertragsart	Was Sie kaufen	Wer steuert die Umsetzung?	Wann passt es?
Werkvertrag	ein definiertes Ergebnis mit Abnahme & Gewährleistung	der Dienstleister	klar abgrenzbares Lieferergebnis, z. B. eine fertige Schnittstelle
Dienstleistungsvertrag	eine laufende Leistung (Beratung, Betrieb), kein garantiertes Einzelergebnis	der Dienstleister	laufende fachliche Unterstützung ohne fixes Werk
Arbeitskräfteüberlassung (AÜG)	die Steuerung der Person – Sie weisen direkt an	Sie selbst	nur mit Überlassungs-Bewilligung des Verleihers; ohne diese ist der Vertrag nichtig

Faustregel: Wenn Sie die Person wie einen eigenen Mitarbeiter steuern, ist es Überlassung – nicht Werk-/Dienstleistung.

Vor jedem Einsatz prüfen

Die 7-Punkte-Checkliste

Haken Sie jeden Punkt ab, bevor ein externer SAP-Experte startet.

1 · Die richtige Vertragsart wählen

Werk-, Dienstleistungs- oder Überlassungsvertrag bewusst gewählt (siehe Tabelle oben)
Die gelebte Praxis passt zur gewählten Vertragsart – nicht nur der Vertragstext
Bei Überlassung: gültige Bewilligung des Verleihers liegt vor

2 · Scheinselbständigkeit ausschließen

Eigenes Gewerbe/Unternehmen (AT: SVS; DE: Gewerbeschein/Freiberufler)
Mehrere Auftraggeber – nicht nur Sie (stärkstes Kriterium)
Eigene Betriebsmittel (Hardware, Software, Arbeitsplatz)
Eigene Kalkulation, eigene Rechnung mit USt-ID
Trägt unternehmerisches Risiko, nicht weisungsgebunden
Keine Eingliederung in Ihre Organisation wie ein Angestellter

Was droht: Nachzahlung von SV-Beiträgen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, rückwirkend), Säumniszuschläge, Bußgelder, in schweren Fällen strafrechtliche Geschäftsführer-Haftung.

3 · Wer steuert? (Die Weisungsfrage)

Fachliche Steuerung liegt beim Dienstleister, nicht bei Ihnen
Kein Mitwirken an internen Besprechungen, Schicht-/Urlaubsplänen wie ein Angestellter
Aufgaben als Arbeitspaket/Ergebnis übergeben, nicht als tägliche Einzelanweisung

4 · AÜG / Arbeitskräfteüberlassung

Falls faktisch Überlassung: hat der Verleiher die nötige Bewilligung?
AT: bei grenzüberschreitendem Einsatz ZKO-Meldung & LSD-BG beachtet
Equal-Treatment-/Equal-Pay-Pflichten geprüft

5 · DSGVO & Systemzugriffe

NDA / Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben
Klares Berechtigungskonzept – nur die nötigen SAP-Rollen
Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) geprüft, wo nötig
Zugriffe nach Projektende dokumentiert entzogen

6 · Vertrag & Absicherung

Definierter Scope und (beim Werkvertrag) klare Abnahme
Budgetdeckel statt offenem Time-and-Material
Haftung & Gewährleistung klar geregelt
Abwerbe-/Provisionsschutz-Klausel
Change-Request-Regelung für Mehraufwand

7 · Dokumentation & Übergabe

Übergabe- und Doku-Standard vereinbart (sonst geht das Wissen mit der Person)
Backup/Vertretung geklärt – was, wenn der Externe ausfällt?
Ergebnisse sind nach Projektende für Ihr Team nutzbar

Die ehrliche Abkürzung

Oder Sie lassen das Risiko gar nicht erst entstehen

Diese sieben Punkte bei jedem Einsatz selbst zu prüfen, ist aufwändig – und ein Fehler ist teuer. Der einfachere Weg: Sie kaufen die SAP-Leistung als definiertes Arbeitspaket ein – Werk- oder Dienstleistungsvertrag, mit fachlicher Steuerung und Verantwortung beim Dienstleister. Dann liegt das komplette Compliance-Thema aus dieser Checkliste nicht mehr bei Ihnen.

Genau das macht AP IT Solutions: SAP-Experten, fachlich von SAP-Beratern geprüft, eingebunden als saubere Leistung – nicht als Personalrisiko.

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Häufige Fragen

Rund um den Einsatz externer SAP-Experten

Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag oder Arbeitskräfteüberlassung – was ist der Unterschied?

Beim Werkvertrag kaufen Sie ein definiertes Ergebnis mit Abnahme und Gewährleistung; der Dienstleister steuert. Beim Dienstleistungsvertrag kaufen Sie eine laufende Leistung ohne garantiertes Einzelergebnis, ebenfalls vom Dienstleister gesteuert. Bei der Arbeitskräfteüberlassung steuern Sie die Person selbst – das braucht eine Überlassungs-Bewilligung, sonst ist der Vertrag nichtig.

Wie vermeide ich Scheinselbständigkeit?

Entscheidend ist die gelebte Praxis: mehrere Auftraggeber, eigenes Unternehmen und Betriebsmittel, eigene Kalkulation und Rechnung, unternehmerisches Risiko, keine Weisungsbindung und keine Eingliederung wie ein Angestellter. Bei Werk-/Dienstleistung liegt die fachliche Steuerung beim Dienstleister.

Wer haftet, wenn der Einsatz falsch aufgesetzt ist?

Das auftraggebende Unternehmen. Es drohen rückwirkende Nachzahlungen von SV-Beiträgen, Säumniszuschläge und Bußgelder, in schweren Fällen die persönliche Haftung der Geschäftsführung.

Wie vermeide ich das Risiko ganz?

Indem Sie die SAP-Leistung als definiertes Arbeitspaket einkaufen – Werk- oder Dienstleistungsvertrag mit Steuerung und Verantwortung beim Dienstleister. Dann liegt das Compliance-Thema nicht mehr bei Ihnen. Genau so arbeitet AP IT Solutions.