Ratgeber · E-Invoicing
Die E-Rechnung wird Pflicht: in Deutschland gestaffelt 2025, 2027 und 2028, EU-weit ab 2030 über ViDA. Dieser Leitfaden erklärt auf dem Stand Oktober 2026, was eine E-Rechnung ist, wer ab wann betroffen ist, welche Formate und Versionen gelten und wie Sie das in SAP umsetzen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS), kein PDF-Bild. In Deutschland müssen Unternehmen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF sind für Umsätze bis Ende 2026 noch erlaubt, bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027; bestehende EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls bis Ende 2027 weiterlaufen. Ab 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Österreich verlangt E-Rechnungen an den Bund seit 2014, eine B2B-Pflicht gibt es Stand Oktober 2026 nicht. EU-weit schreibt ViDA (Richtlinie (EU) 2025/516) die E-Rechnung ab 1.7.2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vor. Aktuelle Formatstände: XRechnung 3.0.2, ZUGFeRD 2.5.2, Peppol BIS Billing 3.0. In SAP setzen Sie das mit Document and Reporting Compliance (DRC) plus Integration Suite oder PI/PO und einem Peppol-Access-Point um.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie kann automatisiert verarbeitet werden. Ein per E-Mail verschicktes PDF oder ein eingescanntes Bild gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht – entscheidend ist der strukturierte Datensatz (XML), nicht die Optik.
| Raum | Was gilt | Ab wann |
|---|---|---|
| Deutschland B2B | Empfangen können (alle inländischen Unternehmen, § 14 Abs. 2 UStG) | seit 1.1.2025 |
| Deutschland B2B | Papier oder PDF noch zulässig (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) | Umsätze bis 31.12.2026 |
| Deutschland B2B | Papier oder PDF noch zulässig bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Umsätze bis 31.12.2027 |
| Deutschland B2B | Bestehende EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG) | Umsätze bis 31.12.2027 |
| Deutschland B2B | Ausstellen als E-Rechnung, Pflicht für alle | ab 1.1.2028 |
| Österreich B2G | E-Rechnung an den Bund über USP oder Peppol (ebInterface, Peppol-UBL) | seit 1.1.2014 |
| Österreich B2B | Keine nationale Pflicht beschlossen; E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 11 UStG) | Stand Oktober 2026 |
| EU (ViDA) | Richtlinie (EU) 2025/516 in Kraft; Mitgliedstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten einführen | seit 14.4.2025 |
| EU (ViDA) | E-Rechnung nach EN 16931 plus digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze | ab 1.7.2030 |
| EU (ViDA) | Angleichung bestehender nationaler Meldesysteme an den EU-Standard | bis 1.1.2035 |
Rechtsgrundlage in Deutschland sind § 14 Abs. 1 und 2 UStG (Begriff und Pflicht) sowie § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen). In Österreich regelt § 11 UStG die elektronische Rechnung, die Pflicht gegenüber dem Bund folgt aus dem IKT-Konsolidierungsgesetz. Die Mitgliedstaaten müssen die ViDA-Richtlinie stufenweise ab 31.12.2026 in nationales Recht umsetzen.
Alle drei sind EN-16931-konform. Welches Format passt, hängt von Land, Empfänger und Übertragungsweg ab. Oft brauchen Sie zwei Wege: XRechnung oder ZUGFeRD per E-Mail für kleinere Partner und Peppol für Behörden und große Empfänger.
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E-Rechnung besprechenExterne Links zu den maßgeblichen Originalquellen. Stand der Recherche: 14. Oktober 2026.